Offre d'emploi

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Titre du poste :
Adjoint de direction
Division :
Siège social
Statut :
Régulier - Temps plein
Durée :
Ville :
Montréal
Date d'affichage :
2019-12-03
Numéro de référence :
MTL-14376
Description  :
RÉSUMÉ DU POSTE
Relevant du Chef principal des ressources humaines, l'assistante exécutive sera principalement chargée de répondre aux besoins administratifs du chef principal, Ressources humaines et de ses quatre collaborateurs directs; elle gérera le département pour s’assurer qu’il y est suffisamment de fournitures de bureau et que l’environnement de travail demeure productif; assurera le traitement des factures pour le département complet , aidera à organiser les activités de l'entreprise, tiendra à jour les organigrammes de l'entreprise et agira en tant qu’ambassadeur clé de l'équipe des Ressources humaines.

RESPONSABILITÉS
Gérer les besoins administratifs pour soutenir le Chef principal des Ressources humaines, par exemple : répondre au téléphone, planifier des réunions, soumettre des rapports de dépenses, organiser des déplacements et faire le suivi des éléments livrables escomptés en temps opportun et au besoin.
Lorsque l'horaire des activités le permet, offrir du soutien aux collaborateurs relevant directement du Chef principal des Ressources humaines (c’est-à-dire, 2 vice-présidents et 2 directeurs) en matière de rapports de dépenses, de planification des réunions et d’organisation des déplacements.
Gérer le budget de la papeterie et des fournitures de bureau tout en maintenant un environnement de bureau propre et organisé en tout temps.
Préparer le matériel d'accueil et intégration des nouveaux membres de l'équipe et aménager et organiser leurs bureaux et espaces de travail.
Procéder au traitement des factures de toute l'équipe RH (obtenir des factures, assigner et régler avec précision pour procéder au paiement, obtenir des approbations signées, soumettre pour paiement et coordonner avec les fournisseurs au besoin)
En collaboration avec le Directeur, Communications corporatives, organiser ou apporter de l’aide de façon rapide et efficace lors des événements corporatifs majeurs de l’entreprise tout en respectant le budget.
Mettre à jour les organigrammes de l'entreprise sur une base mensuelle et informer les dirigeants principaux et l'équipe des Ressources humaines.
Agir comme ambassadeur clé de l'équipe des Ressources humaines – arborer une attitude professionnelle, bonne gestion des affaires avec discrétion, accessible et accueillante pour les demandes de renseignements généraux des employés.
Exigences :
EXIGENCES ET COMPÉTENCES
Possède un minimum de trois à cinq années d'expérience en tant qu'assistante exécutive ou dans un rôle similaire.
À l'aise avec les technologies actuelles et possède une bonne connaissance des logiciels Office et Visio
Expérience antérieure dans la gestion de budget et de partenariat avec des fournisseurs externes
Capacité réelle à organiser et/ou gérer des événements corporatifs (ex. : célébrations, réunions d'équipe)
Haut degré de discrétion et capacité à gérer les renseignements de nature délicate et confidentielle.
Capacité à travailler de façon autonome et de manière proactive
Capacité à fournir un travail de qualité en temps opportun et avec une attitude positive.
Personne accueillante, débrouillarde, fiable et organisée possédant un fort souci du détail
Fait preuve de solides valeurs - loyauté, intégrité, concentration et responsabilité
Niveau d’enthousiasme et sentiment d’urgence élevé ; ingéniosité combinée à une approche résiliente et pondérée de la gestion de plusieurs priorités en même temps
Parfaitement bilingue en anglais et en français, à l'oral et à l'écrit.
Habileté à traduire des documents de très bonne qualité
Expérience en gestion de projet serait un atout
Expérience antérieure dans le domaine des Ressources humaines serait un atout
Remarques :
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.
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